Инвойсы

Скидки и бонусы

Под скидками и бонусами подразумевается снижение цены товара относительно открытого прейскуранта цен Поставщика, в котором указана так называемая Базовая цена Поставщика, от которой предоставляются скидки и бонусы.

  • * Скидки (Оn invoice). Скидка предоставляется в момент отгрузки товара покупателю и отражается в виде уменьшения стоимости реализации. Данный порядок применяется для предоставления покупателю текущих фиксированных скидок при условии выполнения покупателем обязательств по договору. Скидка отражается непосредственно в счет-фактуре в виде уменьшения цены реализации.
  • * Бонусы (Off invoice). Бонус предоставляется по окончанию установленного периода и выражается в уменьшении общей величины обязательств клиента. Данный порядок применяется для предоставления покупателю ретроспективных скидок при условии выполнения покупателем договорных обязательств по итогам за истекший период. Скидка предоставляется в форме предоставления покупателю кредитной ноты (Credit Note), подписываемой уполномоченными лицами (Главным бухгалтером, Генеральным Директором или лицам, обладающими соответствующими полномочиями на основании доверенностей) с указанием суммы скидки и периода, за который она предоставлена.

Скидки и бонусы могут быть индивидуальными или системными.

Индивидуальные бонусы и скидки, это снижение цены по договоренности с конкретным Покупателем.

Системные бонусы и скидки — это открытое предложение всем посредникам выполнить определенные условия и за это получить снижение цены.

Скидки и бонусы по времени могут быть разовыми или периодными. Разовые скидки и бонусы, устанавливаются в каждой накладной или кредитной ноте по отдельности. Периодные скидки и бонусы устанавливаются по периодам отчетности.

Скидки, как и бонусы могут быть:

  • * На продукт, участвующий в рекламной акции — в целях продвижения товара проводятся акции по снижению цены, на определенный период предоставляется дополнительная скидка на конкретные виды продукта.
  • * Скидка за объем заказа — может предоставляться от разового объема заказа, а может предоставляться по истечении периода. Скидка по истечение периода обычно завязывается на плановых объемах закупки.
  • * За предоставление отчетности — предоставляется обычно по требованию отдела маркетинга для изучения поведения потребителей.
  • * За наличие ассортимента — данный вид скидок распространен в сетевой рознице и считается так называемыми «въездными» за каждую товарную позицию. Чаще разовая.
  • * За поддержание минимального (согласованного) товарного запаса -распространена, как у розницы, так и у опта. Позволяет вовремя разгружать склады поставщика
  • * За поддержание уровня рекомендованных цен на продукцию Поставщика — завязана на единой ценовой политике Поставщика.
  • * За продажи товаров Поставщика во вновь открытом магазине — скидка сетевой розницы. Чаще разовая.
  • * За сотрудничество — скидка за заключение договора. Чаще разовая.
  • * Бюджет на финансирование маркетинговых мероприятий — предоставляется единовременно, во время проведения акций.

При любом снижении или увеличении цены необходимо помнить, что наценка и скидка считаются от разной базы и в процентном соотношении не равны друг другу. Например:

  • * Себестоимость товара равна 100 рублей
  • * Наценка равна 10%
  • * Стоимость с наценкой равна 110 рублей
  • * Для того чтобы определить максимальную скидку до себестоимости в процентном выражении от отпускной цены мы должны произвести следующие действия (100 рублей / 110 рублей-1)*100%=9,09%

При снижении цены необходимо понять: на сколько необходимо увеличить сбыт продукта для того, чтобы сохранить норму прибыли в суммовом выражении. Для этого необходимо выполнить следующее действие:

Увеличение объема реализации = х / (М -х )*100%

Где х — уменьшение цены в процентах, выраженное в виде десятичной дроби; М — норма валовой прибыли в процентах, выраженная в виде десятичной дроби от исходной отпускной цены.

Например:

М=0,25

Х=0,08

Увеличение объема реализации = 0,08/(0,25-0,*100%=47,06%

Очень часто, существует необходимость повышения цены, а для этого необходимо учесть допустимое уменьшение объема реализации. Оно считается по формуле:

мотивация потребитель товар реализация

Допустимое уменьшение объемов реализации = х / (М+х)*100%

Где х — увеличение цены в процентах, а М-норма валовой прибыли в процентах.

Например:

М=30

Х=8

Допустимое уменьшение объемов реализации = 8/(30+*100=21,05%

Таким образом, можно рассчитать необходимое увеличение объемов реализации при уменьшении цены, а так же максимально допустимое снижение объемов при повышении цены. А уже потом ставить планы по данной продукции.

При предоставлении скидок и бонусов необходимо помнить принцип уровневой конкуренции, для того, чтобы не разрушить архитектуру каналов распределения.

Этот принцип заключается в том, что каждый канал определенного уровня должен конкурировать только с каналами своего уровня. Т.е. розничные посредники, должны конкурировать только с розничными посредниками. Оптовые посредники должны конкурировать с оптовыми посредниками. Иначе розничные посредники будут брать на себя несвойственные функции оптовых посредников. А для этого необходимо определить минимально допустимые цены в каждый уровень каналов.

Скидки и бонусы могут быть завязаны на целевых программах поставщика, на статусе покупателя для поставщика, на планах выставляемых поставщиком покупателю.

В условиях предоставления скидок и бонусов сразу же разрабатывается система депремирования. Штрафы могут быть:

  • * За невыполнение обязательств по присоединению к единой системе ценообразования
  • * За нарушение территории дистрибуции
  • * За невыполнение обязательств по оплате продукции
  • * За невыполнение ассортиментного и индивидуального плана Покупателя.

Таким образом, система мотивации, основанная на снижении цены, будет законченной.

Для того чтобы Плановая система работала, в начале отчетного периода клиентам рассылаются письма о целях на ближайший отчетный период. Контроль за снижением цены и выполнением плановых показателей производится в конце периода выставления Планов и выражается в сравнении плановых показателей с фактически выполненными. А так же в изменении или оставления условий предоставления бонусов и скидок, а так же выплате вознаграждений.

Что такое инвойс простыми словами и зачем он нужен?

Внешнеэкономическая деятельность, международные грузоперевозки требуют определенных знаний и умения свободно ориентироваться в узкоспециализированных видах документов, одними из которых являются инвойс и проформа-инвойс. В российской коммерческой практике эти понятия используются редко, однако для совершения торговых операций с другими странами нужно знать предназначение, суть и правила оформления данного вида документов.

Что такое инвойс?

Если объяснить суть слова простыми словами – это счет (с англ. invoice), выставленный продавцом (поставщиком, экспортером) покупателю на оплату каких-либо товаров. Инвойс является обязательным документом для таможенных сборов и НДС, так как подтверждает стоимость декларируемого товара, указанную в договоре. Кроме этого назначения, коммерческий инвойс может выступать в качестве накладной к товару, а также служить удостоверением его происхождения. Инвойс, выставленный продавцом, свидетельствует об обязательстве покупателя оплатить товар в соответствии с условиями, указанными в договоре. (Это не касается случаев поставок по предоплате).

Коммерческий инвойс – обязательный документ для прохождения таможни: без него перевозимый товар не растаможат. Инвойс выписывается экспортером одновременно с отгрузкой товара и направляется покупателю. Главные особенности документа следующие:

  • оформляется продавцом и передается покупателю;
  • указываются подробные характеристики качества товара, происхождения, его количество и другие особенности, условия поставки;
  • обязательно вносится полная стоимость партии товара и реквизиты его владельца.

В российской практике инвойс не используется: счет-фактура не является полным аналогом этого документа, так как применяется только для расчета налогов. В РФ инвойс заполняют только при международных коммерческих операциях. Во внутренней торговле близким по содержанию к инвойсу можно назвать счет на оплату, однако в нем содержится меньше информации.

Виды инвойсов

Инвойс – общее название счета, предъявляемого продавцом покупателю. Наиболее распространены счета двух типов – коммерческий инвойс (инвойс-фактура) и проформа-инвойс.

  • Коммерческий инвойс (инвойс-фактура) – вид товаросопроводительного документа, по которому фактически происходит оплата товара. Является обязательным для заполнения экспортной декларации и таможенной очистки товара, переправляемого через границу.
  • Инвойс-проформа – предварительный счет на оплату, выписываемый поставщиком. После утверждения суммы оформляется окончательный счет – коммерческий инвойс.

Что такое проформа-инвойс?

Проформа-инвойс (англ. proforma invoice) – документ, который содержит предварительные данные о поставляемом товаре – например, о его количестве или цене, и является основанием для выписки окончательного счета – коммерческого инвойса. Проформа-инвойс обычно выписывается, если товар поставляется по частичной предоплате или безвозмездно (гуманитарная помощь, для участия в выставках, акциях, аукционах и др.) Проформа-инвойс может быть оформлен на отгруженный, но еще не реализованный товар, и наоборот.

Отличие проформы-инвойса от окончательного варианта инвойса-фактуры заключается в том, что некоторые данные в первом документе не являются окончательными и могут еще быть изменены до окончательного согласования поставки. Например, это может касаться количества товара или разновидностей его моделей.

После уточнения всех данных на основе содержания оставляется инвойс, который и является окончательным товаросопроводительным документом.

Следует знать, что проформа-инвойс не содержит требования об уплате указанной в нем суммы: выполняя все остальные функции счета, он не может быть признан платежным документом. На основании счета-проформы деньги за товар получить нельзя.

Какая информация заполняется в инвойсе?

Продавец (поставщик) должен заполнить инвойс, который должен содержать следующую информацию:

  • дату составления и номер инвойса;
  • реквизиты (наименование, адрес) отправителя (продавца);
  • реквизиты получателя (покупателя);
  • сведения о контракте (номер и дата заключения);
  • название продукции, описание каждого вида (модель, артикул);
  • количество единиц/веса товара;
  • цену за единицу груза;
  • общую стоимость товара;
  • код ТН ВЭД груза;
  • общую стоимость всей партии отправляемого товара – сумму инвойса;
  • данные о стране-производителе, стране-экспортере (если она не является производителем);
  • страну-получателя;
  • цель экспорта товара;
  • НДС (может не упоминаться, если налог нулевой);
  • условия поставки соответственно Инкотермс.

Пожалуйста, помогите сделать эту статью лучше. Ответьте всего на 3 вопроса.

Внимание! Описание товара, особенно дорогого или сложного, должно быть максимально подробным и полным!

Образцы инвойсов на русском и английском

Чтобы получить оплату по инвойсу, важно правильно заполнить товаросопроводительный документ. Образцы заполнения инвойсов в различных вариантах вы можете бесплатно скачать на нашем сайте.

Инвойс на русском и английском

Инвойс на английском

Заполненный образец

Инвойс в формате Excel

Проформа инвойс

Как правильно заполнять инвойс

За время международной коммерческой деятельности сложились определенные требования к оформлению этого вида документа, которым нужно следовать. Если есть сомнения в корректности заполнения инвойса, лучше не полагаться на свои силы и обратиться к услугам специалиста в этом вопросе.

  1. Коммерческий инвойс оформляется на стандартном листе А 4, но предпочтительнее – на специальном фирменном бланке поставщика: это удобнее, так как лист уже содержит все необходимые реквизиты продавца.
  2. Документ может заполняться как от руки, так и в печатном варианте.
  3. Заверяется инвойс только личной подписью лица, ответственного за отправление товара.
  4. Несмотря на пометку о необходимости печати, она не обязательна: юридические лица освобождены от необходимости использовать в своей деятельности печати или штампы с 2016 года.
  5. Сумма инвойса обычно выражается в валюте, указанной в контракте. Иначе обязательно указывается, по какому курсу (указать дату перевода) будет проведена конвертация.
  6. Документ заполняется на языке, понятном для обеих сторон сделки, чаще всего – на английском. Таможня РФ принимает документы, оформленные на русском языке, поэтому потребуется его перевод. Сейчас успешно используется практика двуязычного заполнения документа – на языках поставщика и получателя, разделенного на две колонки.
  7. Если товар отправляется не с коммерческой целью, обязательно указывается причина его перемещения. Например «Товар не для коммерции. Оплаты не требуется» или «Замена брака. Стоимость указана только для таможенного оформления» и др.
  8. Если страховка и транспортировка оплачивается отправителем, их стоимость указывается в инвойсе отдельной строкой.
  9. Инвойс заполняется в 6 экземплярах: 1 оригинал и 5 копий, которые хранятся в кармане для авиатранспортных отправлений вместе с накладной AWB. Одна из копий кладется в отправленный груз.

Соответствие заполнения инвойса требованиям строго проверяется таможенными органами: некорректное заполнение может значительно увеличить сроки таможенного оформления, в результате испортить отношения между заказчиком и поставщиком.

Правила описания товаров

Описание каждой позиции товара должна включать определенный перечень информации, от полноты которой зависит время прохождения грузом таможенного контроля и в результате – соблюдение сроков поставки посылки. В этой части инвойса нужно указать:

  • наименование продукции;
  • сферу применения товара;
  • серийные номера, тарифный номер (при их наличии);
  • материал изготовления;
  • количество единиц продукции;
  • тип упаковки товара;
  • вес;
  • объем, площадь, количество мест, занимаемые грузом;
  • единицы измерения (кг, л, шт. и др.);
  • цена единицы товара;
  • общая стоимость груза.

Полное описание груза – главное требование успешной его доставки до места назначения. Оно должно отвечать на основные вопросы: что это за товар? из чего сделан? для чего (как будет применяться)? каково количество?

Особые требования к некоторым товарам

К описаниям некоторых групп товаров предъявляются особые, дополнительные требования. Помимо общей информации, описания такой продукции должны содержать дополнительные сведения.

Подарки

  • Описание пополняется формулировкой Unsolicited gift;
  • Характеристики и стоимость всех изделий.

Часы

  • Указать стоимость составляющих: корпуса, натуральных камней (при их наличии), гальванических и подвижных элементов отдельно.

Химические вещества

  • Указание лишь названия недостаточно: полное описание нужно для возможности классификации (например, «порошок стиральный, автомат»).
  • Должна быть запись следующего содержания: «Заявляю, что все хим. вещества в отправлении не подлежат контролю, согласно нормамTSCA».

Изделия из текстиля

  • Состав ткани в процентах: шерсть – 50%, лен – 40% и т.д.
  • Вид переплетения нити: вязаное, тканое изделие.
  • Для кого предназначается – мужское, женское, детское.
  • Образцы должны помечаться таким образом: MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE.

Биологические образцы

  • Происхождение: животное, человеческое и др.
  • Причина отправки (проведение эксперимента, тестирования).
  • Способ, используемый для транспортировки: заморозка, сухой лед и др.
  • Сроки хранения образца.
  • К инвойсу прикрепляется копия разрешения на экспорт/импорт и номер разрешения.

Перед отправкой груза следует тщательно проверить, чтобы все необходимые данные были внесены в коммерческий инвойс, а также наличие достаточного количества копий документа. Недостаток знаний оформления приводит к серьезным проблемам с оплатой инвойса.

Пожалуйста, помогите сделать эту статью лучше. Ответьте всего на 3 вопроса.

Есть надежный вариант избежать финансовых потерь: обратиться в нашу компанию. Мы оказываем услуги по заполнению международной коммерческой документации, поможем правильно оформить инвойс и выполним взятые на себя торговые обязательства. #ФОРМА#Поможем с заполнением инвойса#
Пошаговая инструкция для возмещения НДС при импорте товаров Для того чтобы получить вычет, необходимо совершить несколько последовательных действий Стоимость и сроки доставки 20 футового контейнера из Китая Одним из неоспоримых преимуществ морских контейнерных перевозок является их невысокая стоимость и универсальность Особенности упрощенного таможенного оформления Его суть в том, что участник ВЭД получает ряд преимуществ, сокращающих срок выпуска товаров, снижает расходы на их хранение и перемещение по территории России

Что такое инвойс, для каких сделок используется, как его заполнить правильно?

Для таможенного оформления товаров требуется определённый пакет документов. Одним из самых важных из них является инвойс. Что же это такое? Как для продавца, так и для покупателя важно понимать, что представляет собой данный документ и на что обратить внимание при его составлении.

Коммерческий инвойс (счёт-фактура)

Коммерческий инвойс – это документ, который экспортёр в обязательном порядке отправляет покупателю вместе с отгружаемым товаром.

В данном документе содержатся:

  • список товарных позиций с количеством и ценами;
  • другие данные, относящиеся к товару (размеры, цвет и проч.);
  • условия сделки;
  • данные отправителя и импортёра.

Выписка счёта инвойса означает, что у импортёра появляется обязательство оплаты поставленных товаров согласно условиям, указанным в договоре. То есть инвойс – это основание для перечисления средств продавцу.

Во внутри российской практике такой документ, как invoice, не используется. Его выписывают только при импортно-экспортных операциях. В некоторой степени аналогом инвойса можно считать счёт на оплату, но в нём, в отличие от инвойса, содержится минимум данных.

Инвойс может быть составлен на любом языке, но чаще всего используется английский.

Возникла проблема? Позвоните нашему специалисту по таможенным вопросам:

+7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)

Проформа-инвойс

Проформа-инвойс (proforma invoice) – это предварительный документ, который высылается продавцом в следующих случаях:

  • Если сумма оплаты или определённые характеристики товара ещё не согласованы полностью. После того, как окончательная сумма по контракту будет утверждена, составляется коммерческий инвойс.
  • Если в контракте предусмотрено перечисление аванса покупателем.

Коммерческий инвойс и проформа-инвойс – это два практически одинаковых документа. Разница заключается в том, что proforma invoice содержит предварительные данные. Данный документ носит информационный характер и позволяет покупателю понять, какую сумму необходимо будет перечислить за товар.

В коммерческом инвойсе содержатся точные данные, которые указываются на основе фактической информации о произведённой отгрузке товара.

Инвойс-проформа, в частности, выписывается в тех случаях, когда определить точный вес товара перед погрузкой не представляется возможным. Например, при загрузке судна сыпучими веществами узнать точный вес можно только после загрузки. Но для того, чтобы начать погрузку, таможне надо предоставить документ, в роли которого и выступает proforma invoice, а далее уже оформляется invoice с точной информацией.

В proforma invoice также может быть прописан размер возможных отклонений по количеству товара, если таковые предусмотрены в контракте.

Что значит выставить инвойс?

Оригинал инвойса и 5 копий необходимо приложить к отправлению (инвойсы и авиатранспортную накладную (AWB) следует положить в клейкий карман для международных отправлений). Рекомендуется ещё один экземпляр документа поместить внутрь упаковки.

Выставить инвойс не означает просто выписать счёт. Коммерческий инвойс также может использоваться как накладная на перевозимый товар.

Мнение эксперта Анисимов Степан Сергеевич Майор таможенной службы в отставке, с 17-ти летним стажем работы. Одной из основных функций инвойса является то, что на основе информации, указанной в нём, определяется размер сборов таможни за импортируемые товары. Как считаются таможенные сборы .
Также, на основе данных инвойса вычисляется НДС, который должен уплатить импортёр.

Форма инвойса

Invoice может оформляться в различных форматах. Наиболее распространённый вариант – инвойс на фирменном бланке экспортёра. Также документ может быть напечатан на обычном листе бумаги.

Как заполнить инвойс?

В коммерческий инвойс отправителем должны быть включены следующие данные:

  1. Дата.
  2. Полное имя и адресные данные экспортёра.
  3. ФИО и адресные данные получателя.
  4. Полное имя и адресные данные импортёра, если импортёр и получатель – разные лица.
  5. Страна, в которой был произведён товар.
  6. Страна, которая экспортирует товар.
  7. Государство-импортёр.
  8. Номер авиатранспортной накладной.
  9. Описание для каждой позиции товара.

Во внутрироссийской практике invoice не используется.

В описание товарной позиции должны входить такие пункты:

  • название товара;
  • номера экспортных документов (внешнеэкономический договор или заказ), даты их составления;
  • область применения (если у товара есть такая характеристика);
  • серийные номера (если у товара есть такие характеристики);
  • номер из списка ТНВЭД (если известен);
  • количество;
  • материал, из которого сделан товар;
  • порядковый номер и номер позиции (если имеют место);
  • вид упаковки;
  • масса (унции, кг, фунты);
  • цена за 1 единицу;
  • число мест;
  • единица измерения;
  • итоговая сумма.

Это обязательные пункты, которые должны быть включены в описание, но можно добавить сюда и другие сведения о товаре.

Итоговая сумма указывается в той валюте, которая прописана в контракте на поставку. Возможна такая ситуация, когда покупатель оплачивает товар не в той валюте, которая проставлена в контракте. В этом случае в инвойсе прописывается, по какому курсу и на какое число будет пересчитана итоговая сумма.

Информация о названиях товарных позиций, стоимости и количестве заполняется на основе данных из контракта.

При отправке товара из России для указания валюты цен следует использовать ОК 014-2000- Общероссийский классификатор валют.

На документе должна присутствовать дата его составления и подпись продавца. В соответствующей графе обязательно проставляются условия поставки согласно INCOTERMS-2010 (самые популярные условия: СFR, FOB, CIF).

Это нормы, которые прописаны в Инкотермс, регламентирующие распределение затрат и рисков между поставщиком и покупателем.

В пункте «Условия платежа» указываются реквизиты банка: номер счета, название, адрес банковской организации, её SWIFT-код, номер корр. счёта, а также срок оплаты и другая информация о платеже.

Заполнение инвойса при операциях со специфической продукцией

Существуют определённые виды товаров, для которых в описании необходимо указывать специфические данные.

Для биообразцов:

  • происхождение: растительное, животное, человеческое и т. д.;
  • цель экспортирования (например, проведение исследований);
  • метод сохранения при перевозке (сухой лёд и т. д.);
  • может быть прописан номер разрешения или к инвойсу может прилагаться копия разрешения.

Для химических веществ:

  • запись о том, что химическое вещество не подлежит контролю TSCA;
  • название и краткое описание.

Для настенных и настольных часов:

  • камни (если они есть);
  • вид подвижного элемента;
  • вид гальванического элемента;
  • материал корпуса.

Изделия из текстиля:

Проверка данных в инвойсе

Если счёт-фактура инвойс оформлена неправильно, то это чревато задержкой товара на границе, что никак не может понравиться вашим торговым партнёрам. Поэтому перед отправкой документ следует тщательно просмотреть с целью выявить возможные ошибки и неточности.

Основными пунктами, которые следует проверить в документе, являются следующие:

  • Присутствует ли описание для всех товаров. Если оно недостаточно понятное, следует дополнить его.
  • Прописана ли объявленная стоимость в валюте страны-импортёра, которая нужна для таможенных расчётов.
  • Указана ли стоимость для каждой товарной позиции и указана ли общая стоимость.
  • Есть ли подпись отправителя.

Наглядная инструкция по заполнению инвойса и его образец представлены в этом видео:

Основной вывод, который можно сделать из вышеизложенного — это то, что invoice является одним из важнейших документов, оформляемых при международных поставках. Важно правильно заполнить форму документа, чтобы растаможивание проходило максимально быстро.

Вы можете найти дополнительную информацию по теме в разделе Документы для таможенного оформления.

Автор статьи Данир Каримов Специалист по таможенному оформлению, опыт работы на таможенном терминале, с радостью делюсь своим опытом. Написано статей 108

Бесплатная консультация по телефону:

+7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статье могла устареть!

Наш специалист бесплатно Вас проконсультирует.

Что такое инвойс и для чего он нужен

Заполнение инвойса происходит в случаях отправки различного рода товаров за границу. Данный грузосопроводительный документ является аналогом отечественного счета на оплату и требуется для предоставления на таможне.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк инвойса .docСкачать образец инвойса .doc

Кто оформляет документ

Оформляется инвойс представителем предприятия, поставляющим товар за границу. Это может быть любой сотрудник, уполномоченный на отправку товарно-материальных ценностей в зарубежье, а также оформление и подписание сопутствующих документов. Помимо прочего этот человек должен владеть английским языком (или другим – в зависимости от того, в какую страну направляется груз), поскольку часть инвойса заполняется на языке того государства, в котором находится получатель.

Инвойс выписывается непосредственно в момент отправки груза и направляется заграничному партнеру. Таким образом, данный документ является официальным основанием для проведения оплаты покупки.

Разновидностью инвойса является проформа-инвойс, который составляется в тех случаях, когда в соответствии с договором иностранный покупатель предварительно вносит аванс (предоплату). По большей части он является копией обычного инвойса за исключением того, что некоторые сведений в нем – неокончательные или неподтвержденные.

Для чего нужен инвойс

Цель инвойса – зафиксировать перечень товаров, переправляемых в другую страну, их наименование, количество, стоимость и пр. параметры. Он является свидетельством факта погрузки товарно-материальных ценностей и одновременно с этим обязывает покупателя оплатить груз в соответствии с обозначенными условиями (за исключением тех ситуаций, когда была произведена предоплата).

Правила составления инвойса

На сегодняшний день унифицированного, обязательного к применению образца инвойса нет, так что организации могут разрабатывать шаблон документа в зависимости от собственных потребностей и в соответствии с обстоятельствами. В любом случае он должен содержать:

  • реквизиты компании-отправителя (ее полное наименование и адрес),
  • те же данные об организации – получателе,
  • список отправляемого товара с описанием его характеристик: количества, объема, веса, целей использования, цены и т.д.

Чем более сложный или дорогой товар отправляется, тем тщательнее и подробнее следует его описывать.

К заполнению инвойса необходимо относиться очень внимательно, поскольку он является важнейшим документом, не только фиксирующим сам факт отправки груза с определенными показателями, но и позволяющим доставить товар в нужные сроки. Неправильно оформленный документ может существенно задержать груз на таможне (вплоть до месяца), что порой может негативным образом отразится на отношениях между продавцом и покупателем.

Если есть какие-то сомнения в корректности заполнения документа, лучше не полагаться на «авось», а проконсультироваться у специалиста.

Правила оформления инвойса

Инвойс может быть заполнен как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации – последний вариант особенно удобен, так как он содержит все необходимые реквизиты фирмы-отправителя. Документ обязательно должен быть заверен «живой» подписью отправляющего лица. Печать на нем ставить не обязательно (хотя пометка о ней и присутствует), поскольку с 2016 года юридические лица законом освобождены от необходимости использовать в своей работе печати и штампы.

Инвойс составляется в шести экземплярах (оригинал и пять копий), каждый их которых находит себе применение.

  • Один из них кладется внутрь посылки,
  • второй, так называемый отгрузочный – в специальный кармашек для авиаотправлений (вместе с транспортной накладной),
  • третий остается у отправителя,
  • четвертый пересылается получателю,
  • пятый и шестой – остаются у перевозчика.

Как проверить документ

Перед отправлением необходимо еще раз тщательно убедиться в том, что все необходимые сведения о грузе внесены в сопроводительный инвойс.

Первое на что нужно обратить внимание: правильность и полноту внесенной информации в перечень отправляемого груза, далее надо удостовериться в том, что объявленная ценность товаров для таможни указана в валюте именно той страны, в которую «уходит» груз.

В тех случаях, когда пересылается более двух видов товаров, надо проверить разбивку стоимости по каждому наименованию и, если не указана общая объявленная ценность всех товаров, указать ее. Также нужно убедиться в том, что число копий соответствует норме.

Образец составления инвойса

  1. Вначале документа пишется дата отправки груза, а также номер документа (эта строка заполняется по необходимости).
  2. Далее вносятся сведения об отправителе (фамилия, имя, отчество конкретного человека), а также реквизиты компании, которую он представляет (ее наименование, почтовый адрес, номер телефона для связи.)
  3. Следует отметить, что эта часть документа в русском экземпляре заполняется на русском языке, в английском, соответственно, на английском (или на языке той страны, в которую отправляется груз).

  4. Далее указываются данные о получателе: тут все данные вносятся строго на языке того государства, в котором находится получатель.
  5. Следующие три строки содержат информацию о странах отправки, происхождения и получения груза – в русском экземпляре названия стран нужно вносить на русском языке, в иностранных копиях – на соответствующих стране получения языках.
  6. Далее в бланк сносится номер авианакладной и валюта страны, в которую отправляется груз.
  7. Следующая часть документа касается собственно отправляемого товара.

  8. Сначала здесь вписывается порядковый номер, затем тип упаковки (коробки, банки, паллеты, контейнеры, бочки и т.п.).
  9. Далее идет полное описание каждого из товаров. Сюда нужно вносить максимально подробную информацию, в частности следует указывать:
    • область использования (если это применимо к описанию товара),
    • материал, из которого он изготовлен,
    • количество,
    • единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.п.),
    • вес,
    • стоимость в рублях за единицу и общую стоимость.

    Последний показатель указывается в той валюте, которая прописана в контракте между сторонами.

  10. После этого в инвойс вписывается количество мест (оно соответствует количеству упаковок), а также цель отправки.
  11. Затем указывается вес груза и его общая стоимость (в рублях).
  12. В завершение документ необходимо подписать и поставить дату его заполнения.

Что такое инвойс и проформа-инвойс простыми словами

Внешнеторговая деятельность требует не только знания рынка, логистики, международных правил торговли, но и особенностей документального сопровождения грузов. В качестве одного из обязательных документов для экспорта товаров принят инвойс. Его оформление целиком и полностью ложится на экспортера. И важно со всей ответственностью отнестись к каждому пункту документа, чтобы оперативно пройти таможенные процедуры, получить оплату за товар в полном объеме.

Итак, инвойс — что это такое? Если объяснить простыми словами, это отгрузочный документ для международных поставок товаров. Его оформляет продавец (поставщик), направляет покупателю в момент отгрузки товара, то есть при отсутствии такого счета транспортная компания откажется перевозить груз. Инвойс — это общее наименование счета на оплату, который предоставляет экспортер импортеру. В международной практике выделяют два вида: коммерческий инвойс (commercial invoice — по нему происходит оплата товара) и проформа-инвойс (предварительный счет, только после его согласования международными контрагентами выписывается коммерческий инвойс).

Выставление инвойса накладывает на импортера обязанность по оплате груза согласно указанным в документе данными.

При декларировании ввозимого товара в российскую таможню предоставляется также перевод инвойса (решение Арбитражного суда Новгородской области по делу № А44-996/2007 от 2 августа 2007 г.).

Продавцы и покупатели, ведущие деятельность только в России, не используют инвойс. Он заполняется только тогда, когда товар идет на экспорт. Аналог инвойса в России — счет на оплату.

Проформа-инвойс (англ. proforma invoice) — это документ с предварительной информацией об экспортируемом товаре. Чем отличается от коммерческого инвойса? Возможностью уточнения ряда данных, например, о количестве товара, поставляемых моделях. И лишь после согласования всех нюансов окончательные условия формируются в виде коммерческого инвойса.

Проформа-инвойс составляется на груз, который частично уже оплачен, а также на безвозмездное отправление (помощь гуманитарная, выставочные образцы и пр.).

Документ применяется для всех видов транспорта, будь то автомобиль, морское судно, самолет или железнодорожная платформа. Он предоставляется на таможне декларантом, чтобы подтвердить заявленную стоимость перевозимого груза.

Проформа-инвойс составляется продавцом (экспортером) на двух языках: на русском и английском.

Обязательная информация, которая содержится в документе:

  • Наименование и реквизиты продавца и покупателя;
  • Особенности товара;
  • Стоимость товара за единицу и общая сумма (цены указываются в американских долларах);
  • Условия поставки согласно терминам Инкотермс — 2010.

Наименование товара, его маркировка указываются без сокращений. Чем подробнее описание груза, тем лучше. Так, если это одежда, то обязательно указание материала изготовления, размерного ряда. При перевозке бытовой техники, сотовых телефонов, иных устройств описываются технические характеристики.

Так же, как и в коммерческом инвойсе, в proforma invoice присутствуют данные о стоимости, цене груза. Но, в отличие от первого, проформа-инвойс — это не расчетный документ. На его основании не производится оплата за импортируемый груз.

Счет-проформа подлежит выписке в том случае, если продукция отгружена, но еще не продана, либо проданную, но не отгруженную.

Распространенные случаи выписывания проформы-инвойс:

  • Передача товара на склад для комиссионной продажи;
  • Направление выставочных реквизитов и образцов;
  • Доставка товара на аукцион для последующей реализации;
  • Поставка сырья для дальнейшей переработки.

При таможенной очистке товара один экземпляр передается уполномоченному сотруднику склада временного хранения, второй остается на таможне и приобщается к грузовой таможенной декларации.

Если при оформлении документа прокралась ошибка, то ее исправление допускается только по согласованию между продавцом и покупателем. Корректировки подтверждаются их подписями, указывается дата исправлений.

Если в проформе-инвойс отдельной строкой указываются расходы на транспортное обслуживание, это не свидетельствует о том, что эти же расходы не включены в стоимость договора (Постановление ФАС СЗО от 27.06.2004 № А13-2732/04-07).

Инвойс — коммерческий документ, счет, выставляется продавцом покупателю для оплаты товара или услуг. Правила его оформления документально не прописаны, но участники ВЭД придерживаются формуляра-образца унифицированного счета, предназначенного для использования в целях осуществления международной торговли. Этот образец рекомендован Европейской экономической комиссией ООН (Рекомендация № 6, Женева, сентябрь 1983 г.). Согласно документу, инвойс должен содержать следующую информацию:

  • Номер инвойса, дата/время его выписки;
  • Наименование продавца, его адрес, реквизиты компании;
  • Наименование грузополучателя/покупателя, его адрес и реквизиты, номер телефона для связи;
  • При пользовании услугами посредника также указывается его наименование, адрес, реквизиты;
  • Страна происхождения товара, например, Россия;
  • Страна отправления товара, например, Китай;
  • Вид валюты, в которой указана стоимость продукции (доллар, евро);
  • Вид упаковки (коробка, конверт, пакет);
  • Полное описание груза;
  • Количество товара в единицах;
  • Вес товара в килограммах и граммах, штуках, общий вес;
  • Цена за единицу товара и сумма (доллары, евро);
  • Условие поставки согласно терминам Инкотермс — 2010 (DAP, DDP и т.п.);
  • Отметка о том, что грузоотправитель задекларировал достоверную и правильную информацию.

Лицо, имеющее право действовать от имени продавца, заверяет инвойс собственной подписью и ставит печать организации.

Должна ли быть в инвойсе подпись покупателя?

Требования об этом не содержатся ни в Рекомендациях № 6, ни в других международных актах и российских законах. Поэтому российские суды пришли к однозначному выводу: требование таможенными органами наличия подписи покупателя в инвойсе является избыточным и не подлежит удовлетворению.

В женевских рекомендациях не прописано, какое описание товара должно быть. Есть только указание на то, что оно должно быть полным. Но есть ряд пунктов, которые точно должны быть отражены в описании:

  • Наименование товара;
  • Сфера его использования;
  • Материал изготовления;
  • Технические характеристики (при необходимости);
  • Серийный номер или идентификационный код (при наличии);
  • Маркировка;
  • Количество, шт.;
  • Во что упакован товар;
  • Вес продукции и объем.

Имейте в виду, что стоимость за единицу, сумма, количество, упаковка, вес, объем прописываются в отдельных блоках.

В инвойсе необходимо представить детальное описание товара. Сокращения не допускаются. Так, если это одежда, то можно описать ее следующим образом: мужские футболки, материал — 94% хлопка, 6% эластана, размер 52, цвет серый, торговая марка «Чебоксарский трикотаж».

Образец описания товара:

  • Неправильно: приборная панель.
  • Правильно: комбинация приборов «ВОЛЖАНИН», модель 76.3801, производство АО «Научно-производственный комплекс «ЭЛАРА» им. Г.А. Ильенко», Россия.

Проблемы с составлением инвойса? Не знаете с чего начать и как обойтись без ошибок?
Профессионалы компании East Import Group готовы придти к Вам на помощь!

Так же мы предоставляем и другие услуги в сфере ВЭД

Получить расчет Задать вопрос

Или же свяжитесь с нами по телефонам: +7 (423) 205-60-10, +7 (423) 205-60-20

Либо посредством электронной почты — info@east-import.com

Товары с особыми требованиями

Если предстоит поставка в страны ЕС биологических образцов, химических веществ, сложносоставных товаров, изделий из текстиля или продукцию в дар, безвозмездно, то нужно обратить внимание на обязательные пункты.

Итак, что должно быть в описании товаров с особыми требованиями:

  • Биологические образцы: требуется наличие информации о происхождении (человеческий биоматериал, орган или ткань животного, семена растений, штамм вируса и пр.); указывается, с какой целью экспортируется образец (для трансплантации, проведения исследований в лабораторных условиях); сколько времени может храниться образец; условия транспортировки (температурный режим, в жидком азоте и пр.);
  • Химические вещества: общепринятое название, подробное описание, которое включает формулу, степень концентрации, физическое состояние (газообразное, жидкое, твердое), для каких целей транспортируется, документ, подтверждающий соответствие требованиям безопасности;
  • Технически сложные товары: в описании перечисляются основные составные части. Так, при поставке моноблока, помимо технических характеристик, нужно указать, что он состоит из корпуса с интегрированным в него жидкокристаллическим монитором, видеокартой, звуковой картой, материнской платой, кулером, жестким диском;
  • Текстильные изделия: состав ткани с указанием процентного соотношения всех типов волокон, способ плетения (тканое, вязаное). Если вывозится образец, то так и указывается: «Образец ткани. Не для продажи»;
  • Продукция в дар: описание подарка, его стоимость. Если цена будет больше 22 евро, то получателю в стране, входящей в Евросоюз, придется заплатить пошлину. При какой стоимости подарка он не подлежит налогообложению, можно узнать в таможенных правилах конкретной страны.

Таким образом, важно корректно оформлять документ, перепроверить всю информацию, сравнить с готовыми образцами, а также перевести его на нужный язык в зависимости от того, в какую страну экспортируется товар.

Составить инвойс можно самостоятельно, но нужно быть предельно внимательным, а также знать английский язык и язык той страны, куда направляется продукция. Как сделать счет, мы уже осветили. Приведем несколько советов, которые позволят правильно заполнить документ:

  • Проверьте, совпадают ли данные о продавце и покупателе в накладной и в инвойсе. В противном случае произойдет задержка отправления до исправления неточностей;
  • Инвойс сопровождает все отправления, которые не являются документами. И даже документы, если они весят более пяти килограммов;
  • Заполнять документ можно электронно и вручную. В последнем случае обратите внимание, чтобы все буквы были печатными, могли читаться специальной техникой;
  • На английском не заполняется инвойс только в том случае, если предстоит отправление в Беларусь, Республику Казахстан, Молдову или на Украину;
  • При отправке от имени юридического лица поставьте печать и подпись уполномоченного лица, расшифруйте подпись;
  • При отправлении от имени физического лица достаточно собственноручной подписи человека;
  • Инвойс может состоять из нескольких страниц в случае, если данные не помещаются. В таких ситуациях подпись и печать ставятся на каждой странице;
  • Номер телефона получателя и отправителя указываются в международном формате;
  • Индекс, или Zip Code, покупателя обязателен.

Еще один важный вопрос: сколько экземпляров инвойса нужно заполнить. Достаточно по одному экземпляру на английском, русском языках, а также на государственном языке страны назначения. Рекомендуется подготовить пять копий документа на языке страны назначения. Все экземпляры будут иметь одинаковую юридическую силу. Вот для чего они нужны:

  1. Для сопровождения груза (укладывается внутрь);
  2. В качестве отгрузочного документа — ложится вместе с транспортной накладной в отдельный кармашек;
  3. Остается у экспортера;
  4. Направляется грузополучателю;
  5. Сопровождает товар и остается у логистической компании.

Компания East Import Group предоставляет услуги таможенного оформления, а также поможет в заполнении товаросопроводительных документов, включая коммерческий инвойс и proforma invoice.

Как выглядит инвойс, можно посмотреть в представленных образцах. Документы составлены на русском и английском языках. Представленные коммерческие и проформа инвойсы содержат полную информацию, которая требуется при подготовке счета.

Связаться с нами

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *