Кто такой документовед

Должностная инструкция документоведа

563 39179

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции документоведа, образец 2020 года. Должностная инструкция документоведа должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.

В должностной инструкции документоведа должны быть отражены следующие пукнты:

Должностные обязанности документоведа

1) Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

Документовед должен знать

2) Документовед при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

3) Требования к квалификации.

Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.

Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Документовед относится к категории специалистов.

2. Документоведом принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

4. Документовед должен знать:

  • законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
  • порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
  • методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
  • порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
  • организацию архивного дела;
  • нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
  • основы программирования;
  • методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
  • основы эргономики, социальной психологии, социологии;
  • документообразование;
  • отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
  • основы экономики, организации труда и управления;
  • законодательство о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.

5. В своей деятельности документовед руководствуется:

  • законодательством Российской Федерации,
  • Уставом (положением) организации,
  • приказами и распоряжениями ___ (генерального директора, директора, руководителя) организации,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Документовед подчиняется непосредственно: ___ (должность)

7. На время отсутствия документоведа (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное ___ (должность) организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности документоведа

Документовед:

1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

5. Организует внедрение систем ведения документации.

6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. Права документоведа

Документовед имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

  • по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
  • о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
  • о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность документоведа

Документовед несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция документоведа — образец 2020 года. Должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.

Активное развитие предпринимательской деятельности и увеличение количества документов во всех сферах способствовало популяризации ряда профессий. Одной из них является документовед. Что входит в обязанности документоведа? Чем регламентируется его профессиональная деятельность? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Кто такой документовед?

Вакансия «документовед» присутствует обычно в крупных компаниях, где для работы с документацией нужен отдельный специалист. Документовед ведет реестр документов, сортирует их, а также выполняет ряд других задач. Он знает все о документах и о работе с ними. Близкой профессией является секретарь и архивист.

Необходимость введения данной вакансии обусловлена тем, что вся документация должна быть правильно рассортирована и перемещена в архив. Именно в этом заключаются главные должностные обязанности документоведа в организации. Без налаженной системы документооборота возникнет хаос и беспорядок в бумагах.

Переход организации на электронный документооборот значительно упрощает работу специалиста. Профессиональную деятельность документоведа не стоит считать скучной и заурядной, так как в некоторых случаях он является единственным человеком, посвященным во все деловые тайны компании.

Где может работать документовед:

  • в министерствах и ведомствах,
  • в государственных и местных органах власти,
  • в административных службах,
  • в ведомственных архивах,
  • в органах ведомственного управлении,
  • в коммерческих структурах,
  • в организациях, занимающихся разработкой информационных систем и др.

Работа документоведа связана с большой ответственностью. Карьерный рост будет зависеть от места работы. В крупных компаниях документовед может дослужиться до должности управляющего делами, в небольших фирмах – до помощника руководителя.

Требования к документоведу

Документовед, должностные обязанности которого включают работу с важной документацией, должен обладать следующими качествами:

  • ответственность;
  • внимательность;
  • аккуратность;
  • скрупулезность;
  • усидчивость;
  • грамотность;
  • хорошая память;
  • самоорганизованность;
  • дисциплинированность;
  • коммуникационные навыки.

Кроме того, документовед должен:

  • иметь среднее или высшее образование по специальности «Документоведение» или смежным специальностям;
  • уметь работать с ПК;
  • знать архивное дело;
  • знать порядок оформления, классификации и хранения документов;
  • иметь опыт работы с документацией.

Какими нормативными актами регламентируется деятельность документоведа

Обязанности документоведа прежде всего регламентируются должностной инструкцией. Также требования к специалистам устанавливают иные нормативные документы:

  • Единый квалификационный справочник должностей (утв. постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787) ;
  • Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (о делопроизводстве в органах федеральной власти);
  • указы и распоряжения Президента и Правительства РФ;
  • законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
  • отраслевые документы — правовые акты министерств, комитетов и прочих ведомств;
  • государственные стандарты на документацию и пр.

Какие обязанности выполняет документовед в организации?

Должностная инструкция документоведа определяет его функциональные обязанности. К ним относятся:

  • ведение документации;
  • упорядочение и проверка документов;
  • внедрение систем ведения документации;
  • ведение реестра документов;
  • оптимизация документопотока;
  • обеспечение сохранности документации;
  • отбор документов для передачи на архивное хранение;
  • подготовка и представление материалов к совещаниям‚ встречам и т.п.;
  • копирование и сканирование документов;
  • регистрация входящей документации и др.

Особенности работы специалиста в школах и детских садах

Чем отличаются обязанности документоведа в школе или ином образовательном учреждении от его работы в иных отраслях? Образовательные учреждения имеют ограниченный штат работников, поэтому одному лицу приходится совмещать сразу несколько профессий: документоведа, секретаря, кадрового работника, делопроизводителя. В обязанности документоведа в детском саду или школе помимо вышеперечисленных функций нередко входит:

  • составление трудовых договоров с рабочим персоналом и оформление личных дел сотрудников;
  • подготовка проектов распорядительных документов по движению персонала;
  • организация и ведение делопроизводства и т.п.

Соискатель работы на должность «Документовед» кроме высшего образования должен иметь опыт работы с документами. Для получения необходимого опыта можно поработать помощником секретаря, юриста или иного специалиста. Ряд высших учебных заведений России проводят обучение по специальности «Документоведение». Заработная плата специалиста в среднем по стране составляет 20-30 тыс. руб., но может быть как выше, так и ниже этого показателя (в зависимости от отраслевой принадлежности организации и прочих факторов).

Кто такой документовед и чем он занимается

Без четко работающего оборота официальных бумаг в деятельности любого предприятия наступил бы хаос. Не дает этому произойти документовед. Рассмотрим его обязанности и перспективы профессии.

Средняя заработная плата: 20000 рублей в месяц

Рейтинг профессии

Востребованность 72% Оплачиваемость 61% Конкуренция 52% Входной барьер 48% Перспективы 45% Документооборот – неотъемлемая часть деятельности организации, учреждения или компании любой формы собственности. Каждая деловая бумага должна быть оформлена по всем правилам, систематизирована и сохранена в течение положенного срока. Поэтому вполне логично, что профессия «документовед» сегодня очень востребована. Рассмотрим, в чем заключается работа, как оплачивается труд и каковы требования к специалистам.

Историческая сводка

Название профессии «документовед» представляет собой сочетание латинского слова documentum (в переводе обозначает «доказательство») и старославянского слова вѣдѣти (переводится как «знать»). Первоначально документоведы занимались фиксацией юридических причин тех или иных событий. Систематизировать документы они стали гораздо позднее.

Документоведение примерно в том виде, в котором мы его знаем сегодня, оформилось лишь в первой половине 20 столетия. Произошло это, когда бельгийский предприниматель и юрист Поль Отле внес коррективы в значение слова «документ», сделав его более широким: такой статус получала любая информация, если она была зафиксирована на каком-либо материальном носителе. Таким образом, количество важных бумаг выросло в разы. Следовательно, возникла необходимость в отдельной штатной единице, которая занялась бы приведением их в порядок. Подготовкой квалифицированных специалистов, владеющих современными методами работы с документами, стали заниматься учебные заведения.

Описание профессии

Кто же такой документовед? Он регистрирует и учитывает документы компании, организации или учреждения. Такая работа сходна с деятельностью секретаря, архивиста и делопроизводителя. Вместе с тем перечисленные должности не дублируют друг друга.

Что должен делать документовед? Работать с документами. Но как именно? Например, руководство организации издало некое распоряжение. Специалист должен, руководствуясь нормативами, правильно его оформить и довести до сведения тех сотрудников, которым оно адресовано. Любая деловая бумага рано или поздно устаревает и в конечном итоге выходит из текущего оборота. Когда это случается, ее надо определить в соответствующую папку (по какому принципу это делается, обозначено в законодательных актах по делопроизводству) и убрать в архив. Всем этим занимается документовед.

На первый взгляд, не работа, а сплошная скука. На самом деле все не совсем так. Документовед (особенно, если в штате он всего один) отслеживает всю информацию компании. Он знает буквально все о функционировании всех отделов. У него есть доступ к данным о деятельности и развитии фирмы. От него не ускользнет ни одна деталь. А детали могут оказаться весьма интересными.

В масштабных компаниях на документоведа возлагаются огромные объемы работы. Поэтому в штат там берут нескольких специалистов и делят обязанности между ними. Таким образом, за оформление, регистрацию документов, ввод их в базу данных, контроль за исполнением и сохранение отвечают разные работники. Документоведением в данном случае занимается целое структурное подразделение.

Обучение

Учиться на документоведа можно в тех российских ссузах или вузах, где ведется подготовка специалистов по направлениям:

  1. «Документоведение».
  2. «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».

В рамках одного направления подготовки обычно есть ряд специализаций, например, архивиста или кадровика.

Выбирая вуз, необходимо учитывать ряд важных нюансов. К примеру – возможность практики в какой-либо крупной компании. Также обращайте внимание на уровень востребованности его выпускников.

Высших учебных заведений, которые готовят будущих документоведов, в России достаточно много во всех регионах, например:

  • Московский финансово-юридический университет.
  • Донской технический госуниверситет.
  • Иркутский госуниверситет.
  • Воронежский институт экономики и социального управления.
  • Нижневартовский гуманитарный госуниверситет.

Для поступления в вуз на специальность «документоведение» или на любую другую сходную потребуется сдать ЕГЭ по русскому языку, истории и обществознанию или английскому языку. Старайтесь набрать максимальное количество баллов, если хотите пройти на бюджетную форму обучения.

Перечень обязанностей

На документоведа возложено довольно много обязанностей. Должностная инструкция представителя этой профессии гласит о том, что ему надо:

  • составлять, учитывать, хранить, обеспечивать перемещение и контролировать исполнение документов;
  • систематизировать документооборот;
  • организовывать оптимальный документопоток в рамках компании;
  • заниматься организацией разработки специальных классификаторов для документации;
  • сортировать деловые бумаги и определять их ценность;
  • передавать в архив те документы, у которых уже истек срок действия;
  • наводить порядок во входящих документах;
  • создавать базы хранения электронной документации, а также электронные адреса, индексы и номера регистрации;
  • готовить необходимые материалы для встреч, деловых переговоров и совещаний.

Ведущий документовед занимается выполнением тех же функций. От рядового сотрудника его отличает лишь более высокая ответственность и необходимость обеспечивать заданиями подчиненных работников.

Теоретические знания

В обязанности документоведа входит не только работа с уже существующими документами, но и составление новых. Разумеется, они должны быть грамотно оформленными. Излагать информацию необходимо кратко, четко и, самое главное, понятно.

Чтобы успешно справляться с этой задачей, специалисту понадобятся теоретические знания назначения и оформления документов всех разновидностей. Также ему нужно будет определять, обладает ли юридической силой тот или иной документ. Делать это правильно помогут основы права.

Сейчас для хранения многих документов используются электронные носители. Информационный обмен происходит посредством компьютерной сети. Следовательно, специалисту надо уметь разбираться в компьютерных программах.

Одно из основных умений современного документоведа – грамотное формирование электронных баз данных. Кроме того, ему нужно уметь быстро объясняться с системными администраторами и работниками технической поддержки установленного программного обеспечения.

Содержать документы в архиве – не так уж и просто, как может показаться. Документоведу потребуются знания правил хранения деловых бумаг и техусловий. Сначала все надо систематизировать по назначению, степени секретности, срокам и условиям их хранения. Затем – оптимизировать поиск.

Без определенного багажа теоретических знаний работать документоведом практически невозможно. Поэтому качественное образование – обязательный шаг к получению этой должности.

Личные качества

Кроме знаний, умений и навыков, работодателя интересуют личные качества соискателя. В первую очередь – способность запоминать информацию. Ведь документоведу приходится иметь дело с огромными объемами данных.

Представитель этой профессии должен обладать внимательностью, скрупулезностью, аккуратностью и быть ответственным человеком. Все это необходимо для работы с документацией. Мельчайшая ошибка, нарушение законодательных норм, утрата важной бумаги – все это может влететь предприятию в копеечку.

Документовед должен быть усидчивым и грамотным. Помимо этого, ему желательно обладать хорошими коммуникативными навыками, креативностью и организаторскими способностями. Это пригодится для оптимизации документооборота, а также для работы со структурой организации.

Если фирма маленькая, документовед вынужден работать в одиночку. В таком случае для повышения эффективности не обойтись без дисциплины и самоконтроля.

Уровень оплаты труда

Заработная плата документоведа в основном зависит от места работы и региона. Сегодня она варьируется от 8 до 60 тысяч рублей. Средний показатель находится на уровне 25 тысяч рублей.

Согласно информации сайтов по трудоустройству, высокие зарплаты у работников в Московской и Тюменской областях. Ситуация по городам разных регионов:

  • Москва – от 25 до 60 тысяч рублей.
  • Санкт-Петербург – от 25 до 50 тысяч рублей.
  • Краснодар – от 15 до 35 тысяч рублей.
  • Новосибирск – от 20 до 40 тысяч рублей.
  • Тюмень – от 20 до 60 тысяч рублей.
  • Волгоград – от 12 до 25 тысяч рублей.
  • Ростов-на-Дону – от 20 до 30 тысяч рублей.

Карьерный рост

Документовед при желании может реализоваться в различных сферах: в аудите, промышленности, образовании. Возможность и скорость карьерного роста в основном зависит от конкретного места работы.

Трудоустроившись в министерство и продемонстрировав профессиональный уровень, документовед может стать впоследствии ведущим специалистом или персональным консультантом руководителя. Также у него есть шансы дорасти до начальника отдела, заместителя управляющего делами и даже до управляющего делами. В маленькой фирме такой специалист вполне способен занять пост заместителя директора. Карьерным пиком документоведа считается подготовка документации для руководящего звена правительства России и президента.

Плюсы и минусы

Основное преимущество профессии – ее универсальность. Полученные знания по этой специальности открывают перед выпускником возможность работы в любой компании. Без документооборота не существует ни одна организация, ни одна фирма.

На втором месте среди плюсов – возможность устроиться на должность делопроизводителя, администратора или офис-менеджера, помощника руководителя, секретаря-референта или архивиста. С образованием и опытом работы документоведом шансы получить любую из них высоки.

Третье преимущество – приобщение к конфиденциальной информации. Документовед постоянно в эпицентре документопотока организации. Соответственно, ему доступны практически все ее секреты.

Наличие опыта работы и лидерских способностей дают хорошему специалисту возможность открыть собственный бизнес. Можно предоставлять информационные услуги.

Также плюсом считается работа в комфортных условиях офиса. Некоторые добавляют сюда нормированный график работы.

Минусов у профессии документоведа всего два. Первый – монотонность деятельности. А второй – уровень ответственности.

Перспективность профессии

Информация – важный, нужный и актуальный товар. Но для ее поиска, обработки и хранения требуются финансовые, временные и трудовые затраты. Свести их к минимуму помогает документовед. Ведь он знает, как наладить грамотный документооборот и оптимизировать работу с потоками информации.

Сегодня профессия «документовед» не утратила востребованности. Более того – она переживает второе рождение. Толчком к этому послужило развитие экономики и переведение документооборота в электронный формат.

Таким образом, профессиональный документовед без работы не останется. Навыки, которые он получает вместе с опытом, пользуются неизменно высоким спросом во многих сферах и отраслях. Даже если со временем бумажных документов не останется вовсе, он сможет вести документооборот в электронном виде и работать в сети.

Бумаги должны быть в порядке! Документовед: его должностная инструкция, права и обязанности

Общие положения Обязанности Права Ответственность

Профстандарт специалиста по документообороту

Профессиональный стандарт – это документ, объединяющий параграфы, которые касаются различных областей деятельности. С 1 июля 2016 года действует ФЗ №122, определяющий принцип создания профстандартов, и статья 195.2, действующего Трудового Кодекса, которая регулирует способ их применения.

Приказом Минтруда и социального развития РФ для документоведов утвержден профстандарт от 10.05.2017 № 416н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по управлению документацией организации»».

Профстандарт учитывают при создании ДИ специалиста, так же при проведении собеседования, последующего обучения и оценке полученных знаний и навыков. При организации работы кадров, разработке принципа выплаты заработной платы и тарификации.

Кто должен разрабатывать ДИ?

Разработкой ДИ на любом предприятии могут заниматься:

  • специалисты по кадрам;
  • юристы;
  • руководитель или его заместители.

Важно, чтобы инструкцию разрабатывал прямой начальник документоведа. Он имеет достаточные знания, чтобы определить навыки и умения работника и какую деятельность в организации он должен будет выполнять.

Должностная инструкция составляется на основе квалификационных характеристик и профстандартов.

Правила оформления инструкции

При оформлении ДИ важно учитывать несколько нюансов:

  1. На первом листе сверху и посередине пишется полное название учреждения, так же можно указать реквизиты организации.
  2. В правом углу располагается штамп с отметкой, в которой указывается утверждение документа руководителем. В этой отметке он расписывается и ставит дату утверждения.
  3. Затем по середине пишется заголовок документа, после него размещается полный текст самой инструкции.
  4. В конце документа располагаются подписи директора, самого документоведа и сотрудников, с которыми согласовывалась инструкция.

Обычно создаются 2 экземпляра ДИ. Один экземпляр забирает себе работник — документовед, а второй хранится в отделе кадров.

Общие положения

Относится к категории специалистов. На эту должность назначается служащий с профессиональным высшим образованием, не имеющий стаж работы:

  • На 2-ю категорию — служащий с профессиональным высшим образованием и стажем работы в данной должности более 3 лет.
  • На 1-ю категорию — служащий с профессиональным высшим образованием и стажем работы в должности 2-ой категории более 3 лет.

Назначение или снятие с должности производится после Приказа руководителя организации и на основании действующего трудового законодательства.

Документовед должен знать:

  • Организационные моменты работы.
  • Трудовое законодательство.
  • Архивное дело и документообразование.
  • Трудовой распорядок, основы организации труда и нормы охраны организации.
  • Разноуровневые нормативные документы и акты.
  • Различные методы исследования, анализа, проектирования для развития документационных систем.
  • Классификацию, оформление, хранение и оценку ценности документации.
  • Основы таких наук как, экономика, управление, социальная психология, социология, программирование.

В период отсутствия специалиста по документам его обязанности исполняет сотрудник, которого назначает директор. Этот работник берёт на себя права и обязанности документоведа, так же несет ответственность за их исполнение.

Обязанности

  1. Разработка, внедрение мер по улучшению эффективности работы с документацией.
  2. Установка контроля над состоянием делопроизводства на предприятии.
  3. Внедрение технологических процессов работы с документами.
  4. Разработка мер по улучшению деятельности работников отдела.
  5. Разработка классификации, организацию новых способов ведения и хранения документов.
  6. Принятие мер по упорядочению и оптимизации документов.
  7. Ведение стандартных форм документации и различных табелей.
  8. Участие в отборе документов и подготовка их на отправку в архивы.
  9. Разработка нормативной и методической документации по вопросам документообеспечения.

Права

Документовед имеет право на:

  1. Внесение предложений по улучшению работы, которые связаны с его прямыми обязанностями.
  2. Знакомство с намерениями руководства, которые касаются его деятельности.
  3. Требование от руководства предприятия и сотрудников, выполняющих подготовку документов, оказания помощи в выполнении обязанностей и соблюдения стандартов и требований данной организации.
  4. Сообщение руководителю обо всех недочетах в деятельности организации, которые были выявлены в ходе работы и исполнении должностных прав, обязанностей и внести предложения по их устранению, в пределах своей профессиональной компетенции.

Ответственность

Документовед несет ответственность:

  • На уровне действующего ТК РФ — неисполнение, ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных ДИ.
  • На уровнях действующих ТК РФ и ГК РФ — причинение материального ущерба организации.
  • На уровнях ГК, УК и АК РФ — правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.

Скачать бланк должностной инструкции документоведа
Скачать образец должностной инструкции специалиста по документооборотуМы не рекомендуем самостоятельно оформлять документы. Экономьте время – обращайтесь к нашим юристам по телефонам:

Профессиональный стандарт устанавливает трудовые функции и обязанности документоведа в соответствии с его навыками, образованием и уровнем квалификации.

ДИ после разработки кадровыми и юридическими службами предприятия, на основе профстандарта, согласовывается с руководителем структурного подразделения и утверждается директором предприятия. Важно ознакомить сотрудника с ней до подписи основного трудового договора.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Чем занимается документовед: должностные обязанности

В любой организации практически каждый сотрудник имеет дело с теми или иными документами. Однако иногда или постоянно необходим отдельный специалист, который занимается в целом технологическими процессами работы с документами. Его называют документовед. Рассказываем на основании закона, что он делает: обязанности, знания и квалификация.

Правовые основы работы документоведом

Отдельная профессия (должность) документовед предусмотрена, в частности, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Кроме того, приказом Минтруда от 10.05.2017 № 416н закреплён профстандарт документоведа. Правда, называется он «Специалист по управлению документацией организации». Но это не имеет принципиального значения.

Учтите, что при наличии соответствующего функционала должностная инструкция документоведа должна соответствовать этим документам.

Отметим, что обычно вакансии документоведа размещают учреждения (школы, сады и т. п.), а также организации, постоянно имеющие дело с документальной информацией как основным предметом работы сотрудников.

Основные обязанности документоведа

Ключевые должностные обязанности документоведа сводятся к следующему:

  • разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);
  • принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства;
  • подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления;
  • разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации;
  • организует внедрение систем ведения документации;
  • принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков;
  • участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;
  • принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных;
  • изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения;
  • принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Перечисленные обязанности вполне можно учитывать при составлении или анализе резюме документоведа.

Теперь вы знаете, чем занимается документовед.

Перечень знаний документоведа

Вот что должен знать документовед:

  • законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
  • порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
  • методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
  • порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
  • организацию архивного дела;
  • нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
  • основы программирования;
  • методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
  • основы эргономики, социальной психологии, социологии;
  • документообразование;
  • отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
  • основы экономики, организации труда и управления;
  • трудовое законодательство;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.

Основные требования к документоведу

Действующие квалификационные требования к документоведу предполагают несколько категорий документоведа в зависимости от образования и опыта.

Документовед I категории Высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет
Документовед II категории Высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет
Документовед Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы

Как видно, закон вполне допускает работу документоведом без опыта. А при наличии соответствующего стажа можно претендовать на позицию ведущего документоведа.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *