Авансовый отчет проводки

Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете

Кому можно выдавать суммы под отчет

Проверка бухгалтером авансового отчета

Бухгалтерский учет авансовых отчетов

Итоги

Кому можно выдавать суммы под отчет

Для решения каких-либо производственных задач работодатель может выдать денежные средства своему работнику. Поскольку за эти денежные средства работнику нужно отчитаться, представив работодателю авансовый отчет, то считается, что они выданы под отчет.

До 2014 года было принято, что получать под отчет наличные деньги следовало только из кассы работодателя и сделать это могли только его штатные работники.

С 2014 года ситуация изменилась:

  • Работодатели получили возможность выдавать денежные суммы под отчет безналичным путем с помощью перевода на банковскую карту сотрудника (его лицевой счет). Это подтвердил Минфин в своем письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
  • Теперь подотчетными лицами также могут быть и внештатные сотрудники, работающие по гражданским договорам. Они в п. 5 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У также именуются работниками.

Нелишним будет также установление работодателем перечня лиц, которые могут получать денежные суммы под отчет. Такой перечень утверждается приказом руководителя предприятия или приводится в учетной политике.

Лица, получившие деньги под отчет, должны составить авансовый отчет на потраченные ими денежные суммы, а также предоставить первичные документы, доказывающие расходы. Это правило осталось без изменений.

Проверка бухгалтером авансового отчета

Подотчетное лицо обязано отчитаться о выделенных ему под отчет денежных суммах в течение 3 дней после:

  • Окончания срока, на который ему были выданы наличные деньги. Он указывается либо в утвержденном руководителем заявлении лица на выдачу средств под отчет, которое до 19.08.2017 было единственным документом, дававшим право на получение денег, либо в распоряжении руководителя, с 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) ставшем самостоятельным документом, на основании которого могут быть выданы подотчетные суммы.
  • Возвращения ответственного лица из командировки, выхода на работу после отпуска или болезни, если срок сдачи отчета закончился в этот период.

Заявление должно иметь визу руководителя предприятия о разрешении выдачи под отчет денежных сумм.

Предприятие вправе устанавливать свой срок предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию. Его необходимо отразить во внутренних локальных актах, например, в своей учетной политике или положении о командировках.

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом по форме АО-1. Можно также использовать самостоятельно разработанный и утвержденный на предприятии бланк. Он должен не противоречить требованиям закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в части обязательных реквизитов первичного учетного документа.

На оборотной стороне отчета формы АО-1 работник построчно перечисляет произведенные им расходы, указывая реквизиты оправдательных документов и суммы. Оправдательные документы нужны для каждой из строк и могут быть представлены любыми документами, содержащими указание на факт осуществления оплаты по ним.

Скачать бланк авансового отчета можно на нашем сайте по ссылке .

Бухгалтер проверяет правильность внесения в авансовый отчет сумм по представленным оправдательным документам, при необходимости делает их разбивку, проставляя счета бухгалтерского учета. Лицевая сторона отчета также заполняется бухгалтером. Подотчетному лицу выдается отрывная расписка о сдаче авансового отчета.

Неиспользованные подотчетные суммы должны быть возвращены работником в кассу предприятия. Однако если работник не вернул остаток неизрасходованных по сданному авансовому отчету средств, с 19.08.2017 это не служит основанием для невыдачи ему денег под очередные расходы.

В случае оправданного перерасхода (работник израсходовал больше, чем было выдано, и это согласовано руководителем) денежные суммы возмещаются подотчетному лицу. Всего на авансовом отчете должно быть 4 подписи: подотчетного лица; бухгалтера, проверившего отчет; главного бухгалтера и руководителя, который его утверждает.

Образец заполнения авансового отчета вы сможете увидеть в материале «Образец заполнения авансового отчета в 2020 году».

Бухгалтерский учет авансовых отчетов

Рассмотрим некоторые бухгалтерские проводки по учету авансовых отчетов.

Пример

ООО «Загадка» под отчет из кассы выдало своему штатному сотруднику наличные средства в размере 50 000 руб. на хозяйственные расходы (приобретение строительных материалов). Авансовый отчет был сдан работником в установленный на предприятии срок, расходы подтверждены документально. Сотрудник израсходовал 38 000 руб., в том числе НДС 5 797 руб. Оставшиеся наличные деньги были возвращены им в кассу предприятия.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

  • Дт 71 Кт 50 — выдача из кассы под отчет сотруднику по расходному кассовому ордеру суммы 50 000 руб.
  • Дт 10 Кт 71 — оприходованы приобретенные подотчетным лицом строительные материалы по товарной накладной на сумму 32 203 руб.
  • Дт 19 Кт 71 — выделен НДС по приобретенным материалам в сумме 5 797 руб.
  • Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру неиспользованные подотчетным лицом денежные средства на сумму 12 000 руб.
  • Дт 68 Кт 19 — НДС в сумме 5 797 руб. принят к возмещению из бюджета (в случае наличия счета-фактуры от поставщика и выделения суммы НДС отдельной строкой в кассовом/товарном чеке, приходном ордере).
  • Дт 91 Кт 19 — НДС в сумме 5 797 руб. списан на прочие расходы предприятия (в случае, если он не может быть принят к возмещению из бюджета из-за отсутствия счета-фактуры).

Более подробно о правилах отражения НДС по авансовым отчетам читайте в статье «Порядок отражения НДС по авансовым отчетам в бухгалтерском учете».

Итоги

Авансовый отчет представляет собой свод информации о полученных сотрудником денежных средствах, израсходованных из этих средств суммах и оставшемся неиспользованным остатке денег (или их перерасходе). Каждая из израсходованных сумм подтверждается своим оправдательным документом, на основании которого бухгалтер делает соответствующую бухгалтерскую проводку или проводки, если сумма требует разбивки (например, при выделении НДС или разделении суммы, оплаченной одновременно за материалы и за услуги).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Проводки по авансовым отчетам сотрудников

В процессе ведения хозяйственной деятельности каждое предприятие имеет право выдавать своим сотрудникам средства под отчет. Работник, в данном случае именуемый подотчетным лицом, обязан предоставить отчет об использовании выданных средств и приложить к нему документы, подтверждающие расходы. В данной статье мы познакомим Вас с особенностями расчетов с подотчетными лицами, а также с порядком отражения авансовых отчетов в проводках.

Нормативные основы расчетов с подотчетными лицами

Согласно Налоговому кодексу, средства под отчет могут быть выданы сотруднику исключительно в целях выполнения производственной деятельности организации. Подотчетное лицо может использовать полученные деньги во время служебной командировки либо непосредственно на хозяйственные нужны. По факту понесения расходов работник предоставляет авансовый отчет по форме АО-1. К нему обязательно прилагаются счета, квитанции и прочие документы, удостоверяющие, что сотрудник понес расходы в связи с производственной необходимостью.

Процедура выдачи средств работнику под отчет регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ.

В случае если фирма отправляет сотрудника в командировку, то работник, получивший средства, может их потратить на:

  • проезд, в том числе расходы на приобретение билетов;
  • проживание (аренды квартиры, номера в гостинице и прочее);
  • расходы, связанные с проживание (так называемые «суточные»);
  • оформление визы, медицинской страховки (при командировке за границу).

Работник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после совершения хозяйственной операции (окончания командировки или покупки необходимого товара).

Основные проводки по авансовым отчетам сотрудников

Для операций по расчету с подотчетными лицами используют счет 71. Выдача средств проводится по дебету 71, израсходованные средства – по кредиту 71.

Каким образом необходимо отражать операции по расчету с подотчетными лицами в учете? Рассмотрим типовые проводки на примерах.

Расходы на хозяйственные нужды

Представим, что сотрудник ООО «Престиж» получил наличные средства в сумме 6250 руб., НДС 954 руб. для покупки бумаги для предприятия. Фактически на бумагу было потрачено 7315 руб., НДС 1116 руб., о чем и был предоставлен авансовый отчет.

Бухгалтер ООО «Престиж» оформит данную операцию в проводках таким образом:

Дт Кт Описание Сумма Документ
71 50 Сотрудник ООО «Престиж» получил аванс на приобретение бумаги 6250 руб заявление сотрудника
10 71 Фактические расходы на приобретение бумаги учтены в составе себестоимости приобретенных материалов 7315 руб. авансовый отчет, подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее)
19 71 Учтен НДС по приобретенной бумаге 1116 руб. авансовый отчет, подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее)
71 50 ООО «Престиж» осуществил доплату сотруднику (7315 — 6250) 1065 руб. авансовый отчет, подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее)

Возможна ситуация, когда расходы по договору аренды оплачиваются наличными, и бухгалтер предприятия ежемесячно выдает сотруднику средства для внесения платежей. Выдаче средств в таком случае осуществляются по кредиту 60. Расходы же отражаются по счету 44.

Командировочные расходы

Допустим, ООО «Глобал» отправило своего сотрудника Симонова В.П. в командировку в г. Екатеринбург на 11 дней. Перед отбытием Симонов получил аванс в сумме 27 500 руб. Вернувшись, Симонов подал в бухгалтерию авансовый отчет, где были указаны расходы:

  • проезд в оба конца (авиабилеты) на сумму 12 350 руб., НДС 1884 руб.;
  • проживание в гостинице «Центральная» на сумму 7200 руб., НДС 1094 руб.;
  • суточные согласно утвержденных норм на сумму 5500 руб.

Остаток неиспользованных средств (2450 руб.) Симонов вернул в кассу ООО «Глобал».

В учете ООО «Глобал» были сделаны такие проводки по командировочным расходам:

Дт Кт Описание Сумма Документ
71 50/1 Симоновым получен аванс на командировку в г. Екатеринбург 27 500 руб. приказ на командировку, заявление Симонова В.П.
19 71 Учтен НДС 2978 руб. авансовый отчет Симонова В.П.
68 НДС 19 Вычет НДС 2978 руб. авансовый отчет Симонова В.П.
10 71 Учтены расходы по командировке 25 050 руб. авансовый отчет Симонова В.П.
50/1 71 Возврат неиспользованных средств в кассу ООО «Глобал» 2450 руб. приходный кассовый ордер

Расчеты с подотчетными лицами являются достаточно распространенными операциями. трудно найди бухгалтера, который хотя бы раз не столкнулся с выдачей средств сотруднику или с авансовым отчетом. Главное, о чем стоит помнить в данном случае — внимательность и скрупулезность при проверке документов, подтверждающих факт и сумму понесенных расходов работником.

Проводки по авансовым отчетам с примерами и разъяснениями

Деятельность хозяйствующего субъекта требует финансовых затрат. Для обеспечения работоспособности юрлица сотрудникам могут перечисляться финансовые средства. На основе представленных бумаг бухгалтер делает проводки по авансовому отчету.

Что такое подотчет

Руководители для обеспечения деятельности хозяйствующего субъекта могут потребовать от трудящихся выполнения каких-либо задач, связанных с определенными затратами.Для их решения работнику передаются подотчетные средства в следующем виде:

  • денежная наличность
  • деньги могут быть перечислены на счет в банке либо пластиковую карту
  • финансовые документы

В соответствии с законодательством страны подотчет может выдаваться работникам, состоящим в штате компании, работающим по договорам. Если соответствующее условие присутствует в учетной документации юрлица, то деньги могут выдаваться посторонним гражданам.

После растраты денег сотрудник предоставляет бухгалтеру отчет. В нем должна присутствовать информация о том, в какой сумме и для каких нужд были потрачены деньги. Бухгалтер проводит проверку документации и фиксирует операцию в системе бухгалтерского учета.

Нюансы выдачи денег в подотчет

Работники, которым хозяйствующий субъект может выдавать финансовые средства в подотчет, определяются распоряжением руководства. Правила предоставления денег регламентируются указанием ЦБ РФ № 321-У от 11.03.2014 г. У сотрудника, которому выдается под отчет, не должно иметься непогашенных авансовой отчетности.

Если работник истратил большую сумму денег, чем была выделена, то при наличии подтверждающей документации расходы будут возмещены. Деньги перечислят на банковский пластик либо выдадут в кассе наличностью.

Рекомендации по ведению авансовой отчетности

Для хозяйствующих субъектов всех форм собственности (за исключением бюджетных организаций) разработана единая форма авансового отчета № ОА-1. Первый блок бланка заполняется бухгалтером. Здесь обозначаются:

  • реквизиты документа (номер, дата)
  • название юрлица
  • ФИО ответственных сотрудников, получающих деньги
  • сумма выданных денег
  • сумма потраченных средств
  • номера счетов, подтверждающих перемещение денег
  • данные о возврате средств либо их перерасходе

В следующем блоке бухгалтер фиксирует данные о том, что отчет поступил на проверку. Эту часть бланка бухгалтер отрывает и передает подотчетному сотруднику.

На обороте ОА-1 информация вносится бухгалтером и подотчетным гражданином. Подотчетник вписывает реквизиты и прикладывает чеки, квитанции и прочую документацию, подтверждающую расход денег. Бухгалтер пишет авансовую сумму и счета в системе бухучета, подтверждающие перемещение денежных средств.

Срок сдачи и ответственность

Промежуток времени, в течение которого подотчетник должен отдать бухгалтеру авансовый отчет, определяется руководством до передачи денег в подотчет. Для этого на имя руководителя следует написать заявление. В его тексте необходимо обозначить:

  • основание для выдачи средств под отчет
  • денежную сумму, требующуюся к выдаче
  • период предоставления авансового отчета

На протяжении 3-х дней от даты, обозначенной в заявлении, гражданину следует отчитаться в бухгалтерию о понесенных затратах. Иногда деньги выдаются подотчетнику на продолжительный временной промежуток (на время отпуска, больничного листа, командировки). В этой ситуации авансовый отчет должен быть направлен в бухгалтерскую службу в течение 3 дней после выхода на работу. Далее документ проверяется и утверждается.

Видео о правилах заполнения отчета:

Если подотчетник выезжал за пределы страны, то представить отчет необходимо на протяжении 10 дней после возврата в РФ. В случае отсутствия отчета нарушается кассовая дисциплина. Если налоговые инспекторы обнаружат этот факт, то на компанию могут быть наложены штрафные санкции.

Контроль и утверждение

Для получения денег работнику потребуется предъявить бухгалтеру заявление, подписанное руководством. На основе представленного документа бухгалтерия формирует расходный кассовый ордер (РКО) либо платежку для передачи определенной суммы денег гражданину. Расходовать выделенные средства дозволено только на нужды организации: покупка товаров для работы, оплата услуг, командировочных расходов и прочее. Передача суммы подотчета прочим гражданам запрещена законодательством.

Не потраченные денежные средства возвращаются бухгалтеру и оформляются приходным кассовым ордером. Форма заверяется подписями подотчетного работника, бухгалтера и главбуха после проверки. Далее ее утверждает руководство.

Отражение авансовых отчетов в бухучете

Для фиксации операций по авансовым документам в системе бухучета применяется счет 71. Дебет свидетельствует о том, что денежные средства получены, а кредит отражает понесенные затраты.

Прием авансового отчета на видео:

Перечень типовых проводок

Для фиксации операции по передаче финансовых средств и документации используются следующие проводки:

  • для выдачи средств в сумме 13 700 руб. подотчетнику из кассы: Дт 71 – Кт 50
  • перечисление средств на карточку работника в национальной либо иностранной валюте: Дт 70 – Кт 51 (52)
  • для перечисления средств на спецсчет в банке: Дт 71 – Кт 55
  • для фиксации выдачи проездной документации: Дт 70 – Кт 50-3, сумма – 4 290 руб.

Примеры проводок

В качестве примеров по операциям с документацией можно рассмотреть следующие проводки:

  • покупка подотчетником ценного объекта: Дт 08 (10, 15) – Кт 71
  • покупка вещей за деньги, выделенные в подотчет: Дт 41 – Кт 71, сумма – 3 650 руб., основание – накладная на расход
  • для начисления НДС по АО (8 400 х 20%): Дт 19 – Кт 71, сумма – 1 680 руб., основание АО и счет

Возмещение перерасхода

Если подотчетник израсходовал большую сумму, чем была выделена, то компания должна компенсировать затраты. Перерасход учитывается приходно-кассовым ордером (бланк № КО-2). Сумма возмещения соответствует сумме перерасхода. Деньги могут выдаваться из кассы фирмы.

Для фиксации перерасхода используется следующая запись: Дт 71 – Кт 50 (51).

Возврат подотчетных сумм

Выданная под отчет сумма может быть больше той, которую израсходовал гражданин. В этом случае остаток должен быть возвращен компании. При возврате неизрасходованных денег используется следующая запись: Дт 50 (51, 52, 55) – Кт 71.

Выдача расходов для командировки

Если подотчетник был направлен в командировку, то после его приезда в РФ и предоставления АО бухгалтер создает следующие записи в системе бухучета:

  • для выдачи денег командированному подотчетнику: Дт 71 – Кт 50/1, основание РКО, сумма – 35 000 руб.

Расходы на проживание

Чтобы учесть траты на проживание в гостинице, бухгалтеру потребуется создать следующие проводки:

  • для учета суточных, выплачиваемых на проживание подотчетника: Дт 20 – Кт 71, документация – АО, сумма – 5 800 руб.
  • для учета суммы, затраченной на проживание в гостинице: Дт 20 – Кт 71, документация – чеки из гостиницы, сумма – 15 000 руб.

Транспортные расходы

Если проездные документы приобретает сам подотчетник, то они должны прикрепляться к АО. Можно прикладывать билеты, как на бумажном носителе, так и на электронном. Проездные документы списываются на расходы юрлица, так как они подтверждают заключение соглашения между гражданином и перевозчиком.

Проводка может выглядеть следующим образом:

  • для фиксации затрат на авиабилеты: Дт 20 – Кт 71.

Проводки для получения предоплаты

В некоторых случаях покупатели перечисляют деньги продавцу до приобретения товара, услуги либо работы. При этом бухгалтер обязан выделить НДС из полученных средств.

Таблица 1. Записи для фиксации в системе бухучета поступившего авансового платежа.

Описание проводки

Дт

Кт

Основание

Сумма

Для зачисления денег, перечисленных в качестве аванса

50 (51, 52)

платежка

24 550 руб.

Для начисления НДС

счет-фактура, выписка из банка

4 092 руб.

Для начисления выручки с продажи

накладная

24 550 руб.

Для фиксации НДС с продажи

90 (НДС)

счет-фактура

4 092 руб.

Для принятия к вычету НДС по авансовому платежу (вслед за продажей)

76 (авансы)

книга покупок

4 092 руб.

Подробное видео об авансовых отчетах:

Бухгалтерские записи для выданной предоплаты

Для перечисления авансового платежа покупатель в системе бухучета создает проводку: Дт 60.2 – Кт 51, основание – исходящая платежка, сумма – 24 550 руб.

Принятие к вычету НДС

Покупатель может уплачивать НДС не только после получения купленного товара, но и после перечисления предварительного платежа в счет предстоящей поставки. Для выделения НДС создаются следующие записи:

  • на НДС с суммы аванса: Дт 19 – Кт 60.2, основание – счет-фактура на платеж, сумма – 4 092 руб.
  • при вычете НДС с платежа: Дт 68 – Кт 76 (аванс), основание – книга покупок, сумма – 4 092 руб.

Проводки для бюджетников

План счетов бюджетной сферы отличается. Для фиксации авансового платежа в системе бухучета могут создаваться записи:

  • на перечисление платежа продавцу: Дт 206 00 000 – Кт 201 01 610
  • для принятия на учет товара, поступившего после уплаты авансовой суммы: Дт 302 00 000 – Кт 206 00 000

На основе авансового отчета можно проверить правомерность расходования средств подотчетником. Поэтому бухгалтеру необходимо быть внимательным и скрупулезным при проверке отчета и фиксации операций в системе бухучета.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Проводки по авансовому отчету

Подотчетные денежные суммы, переводы или документы проводятся в бухгалтерском учете разными способами. Тип авансовой проводки может зависеть от того, на какие цели были выданы активы сотруднику, а также от разновидности деятельности самой компании.

Для решения задач, поставленных руководством предприятия, некоторым сотрудникам могут выдаваться подотчетные активы, к которым относят:

  • денежные суммы;
  • безналичные средства, перечисляемые на банковский счет или карту;
  • денежную документацию.

Работники, получившие активы, обязаны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, в котором будет прописано, на какие цели и в каком размере ушли средства. Впоследствии документ проверяется бухгалтером и вносится в бухгалтерский учет предприятия по определенной схеме.

Согласно законодательству, получать подотчет могут штатные и внештатные сотрудники, а также сторонние лица, если это прописано в документах по учетной политике.

Как правильно вести

Учет по подотчетам ведется по счету 71, согласно которому выдача средств записывается в дебет (Дт), а списание – в кредит (Кт).

Бухгалтерские проводки должны оформляться по каждой операции с активами. Например, компания выдала 10000 сотруднику на приобретение гладильного оборудования, вот как выглядела бы документация:

Дебет (Дт) — № счета Кредит (Кт) — № счета Тип проводки Основание проводки
41 71 Покупка материальных объектов за подотчетные средства Авансовый отчет сотрудника, акт приемки нового оборудования предприятия

Существуют другие типы проводок – их выбор формируется исходя из вида операций с подотчетом и целями, на которые он направлен.

Получение сотрудником средств из кассы компании: Дт 71 Кт 50, основание – расходно-кассовый ордер.

Зачисление денег из кассы компании на банковский счет или карту сотрудника: Дт 71 Кт 51, 52 или 55, основание – платёжное поручение.

Выдача проездной документации командированному работнику: Дт 71 Кт 50-3.

Возврат средств, не израсходованных работником: Дт 50, 51, 52 или 55, основание – АО сотрудника, приходно-кассовый ордер на оставшуюся сумму, банковская выписка.

Возмещение работнику личных средств, потраченных на покупку материальных объектов для компании: Дт 08, 10 или 15, Кт 71, основание – авансовый отчет и акт приемки.

Начисление НДС (налога на добавленную стоимость) по АО: Дт 19 Кт 71, основание – АО и счёт.

Выдача перерасхода сотруднику: Дт 71 Кт 50 или 51, основание – расчетно-кассовый ордер (РКО) и платёжное поручение.

Отдельно должны учитываться суммы, которые не были вовремя возвращены сотрудником. Это делается проводкой по удержанию нужного объема денежной массы с зарплаты работника. Это фиксируется по дебету 70 и кредиту 73, а основанием является зарплатная ведомость.

Срок сдачи и предоставления

Все сроки по сдаче авансовых отчетов должны обговариваться с работодателем еще до выдачи средств из кассы компании. В заявлении на имя руководителя подотчетный сотрудник должен указать:

  • цель, ради которой берутся активы;
  • количество денег, оформляемых в подотчет;
  • срок сдачи авансового отчета.

Благодаря этим важным моментам работодатель сможет быстро определить срок сдачи АО, а бухгалтер легко сделает нужную проводку.

Сотрудники, получившие средства от компании, обязаны сдать авансовый отчет в течение 3 дней после завершения срока, указанного в документе о выдаче активов. Если же подотчет оформлялся на время длительного отсутствия человека на рабочем месте (из-за командировки, отпуска, больничного и т.д.), то авансовый отчет (АО) предоставляется не позднее чем через 3 дня после возвращения.

Далее бухгалтер приступает к проверке АО, финальным этапом которой выступает утверждение документа.

Утверждение

В момент подачи документов в бухгалтерию сотрудник, взявший активы под отчет, должен написать расписку. В ней указывается, что все необходимое он сдал и отчет был принят к проверке. В расписке должны поставить свою подпись:

  • подотчетный сотрудник;
  • руководитель компании;
  • главный бухгалтер;
  • ответственный сотрудник.

После проведенной работы по проверке бухгалтер утверждает пакет документов у руководителя, получает его подпись.

Хранение

После того как полученный отчет проверен бухгалтером компании и оформлен подходящими проводками, возвращены или удержаны суммы остатка, документ направляется в хранение.

Согласно статьям Налогового кодекса РФ, авансовые отчеты в коммерческих или негосударственных предприятиях хранятся разное время по типам бумаг:

  • 4 года – срок хранения для бухгалтерских и налоговых отчетов, заявлений, авансовых отчетов, с которых начисляются налоги;
  • 10 лет – срок для первичной документации, в которой расходы из-за полученных убытков переносятся на ближайшие периоды;
  • 5 лет – для первичных авансовых отчетов.

В государственных организациях эти типы документов должны хранятся не менее 5-ти лет.

Проводки по перерасходу

На этапе проверки поданного авансового отчета бухгалтер может выяснить, что сотрудник истратил большее количество средств, чем те, что были выданы компанией. В таком случае предприятие обязано вернуть разницу работнику.

Перерасходом можно назвать:

  • ситуацию, когда сотрудник полностью выполнил задачи, поставленные руководством при выдаче подотчетных активов, а средств при этом было потрачено больше;
  • ситуацию, когда работник предъявил доказательства личных трат – чеки, квитанции, оплаченные им гарантийные талоны и т.д.

Учет перерасхода ведется за счет оформления расходно-кассового ордера (по форме КО-2) на сумму, равную возмещению личных трат сотрудника. Средства выдаются из кассы компании и при этом не облагаются налогом, взносами на страхование и пенсионные цели.

Правила ведения АО

Алгоритм работы с АО условно делится на 12 простых шагов:

  1. Подача заявления сотрудника на получение подотчетных активов.
  2. Выдача средств из кассы компании.
  3. Направление полученных работником средств на цели, указанные в заявлении.
  4. Заполнение бланка авансового отчета по форме АО-1 (общий для всех категорий предприятий).
  5. Прикрепление к АО бумаг, подтверждающих перерасход сотрудника.
  6. Оформление расписки о подаче всех необходимых документов в бухгалтерию.
  7. Старт проверки АО в бухгалтерии.
  8. Выявление корректности заполнения бланка, отсутствия в нем помарок, исправлений, сторонних подписей.
  9. Оформление всех необходимых бухгалтерских проводок.
  10. Подтверждение законности предоставленных чеков или квитанций-доказательств перерасхода.
  11. Завершение проверки АО, подача документов на утверждение руководству.
  12. Отправка АО на хранение.

Наличие в документе каких-либо помарок и исправлений обязывает бухгалтера не принимать его к рассмотрению. Соответственно, сумма, отраженная в нем, автоматически считается неподтвержденной в расходе и удерживается из объема зарплаты подотчетного сотрудника. Именно поэтому внимательно следует относиться к заполнению бланка со стороны работника и к скрупулезной проверке со стороны бухгалтера.

Выводы

Авансовый отчет – один из немногих документов, который не меняет свое назначение и форму на протяжении многих лет. Поэтому практика государственных и негосударственных компаний доказывает его важность при работе с любыми денежными активами из кассы. Это единственный документ, подтверждающий целевое расходование средств сотрудником, а значит, и доказывающий его законное поведение.

При начале оформления подотчетных средств и при завершении бухгалтерской проверки, руководитель должен внимательно просматривать все документы, поскольку именно за ним остается право уменьшения или увеличения срока предоставления АО для конкретного работника. Также его подпись на пакете бумаг в момент утверждения автоматически доказывает, что все спорные и конфликтные ситуации с остатком активов решены и никаких претензий стороны друг к другу не имеют.

Все нюансы составления авансового отчета в программе 1С представлены ниже.

Порядок расчетов с подотчетными лицами — проводки

Учет расчетов с подотчетными лицами — проводки

Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами

Итоги

Учет расчетов с подотчетными лицами — проводки

Требования к оформлению кассовых операций, в том числе и к выдаче подотчетных сумм, установлены указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Но в подотчет деньги можно выдавать не только из кассы.

Подотчетники — это лица, получившие денежные средства от предприятия или ИП на определенные хозяйственные (целевые) нужды и обязанные в установленный срок отчитаться по расходованию таких средств (или вернуть их остаток, если не все средства потрачены).

Подотчетными могут быть:

  • лица, работающие на предприятии или у ИП на постоянной основе;
  • совместители;
  • лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (п. 5 указания № 3210-У).

Подробнее см. «Можно ли выдавать в подотчет не сотруднику?».

Денежные средства предприятия в подотчет выдаются:

  • в наличной форме:
  • из кассы предприятия;
  • в безналичной форме:
  • на карту подотчетного лица;
  • на корпоративную карту предприятия, доступ к которой получило подотчетное лицо.

См. также: «Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу».

Бухгалтерский учет подотчетных операций имеет широкий спектр возможных проводок. Наиболее часто используемые при расчетах с подотчетными лицами проводки представлены в таблице:

Дт

Кт

Описание операции

Первичные документы

Выдача денег под отчет из кассы предприятия

Расходный кассовый ордер

20, 23, 25, 26, 44

Списание затрат в расходы предприятия согласно представленному авансовому отчету

Авансовый отчет, чеки, накладные, акты приемки-сдачи услуг или работ, другие документы, подтверждающие произведенные расходы

10, 15, 41, 07, 08, 11

Оприходованы матценности на основании авансового отчета

Товарные чеки, кассовые чеки, накладные, иные документы, подтверждающие материальные расходы подотчетного лица

Средства, направленные на устранение брака производства или гарантийное (пост-гарантийное) обслуживание

Договор о гарантийном обслуживании, гарантийный талон, акт выполненных работ, чек, иные документы

Оплата налоговых платежей через подотчетное лицо

Чеки, квитанции об оплате, банковские платежные документы

Отражение прочих расходов предприятия, оплаченных подотчетным лицом

Первичные документы, подтверждающие расходы

Возврат неиспользованных подотчетником средств в кассу предприятия

Приходный кассовый ордер, авансовый отчет с расчетом суммы остатка средств, подлежащих возврату в кассу

Как правильно оформить приходный или расходный кассовый ордер, можно узнать из статей:

  • «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?»;
  • «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами

Пример 1. Получение денег под отчет на приобретение ТМЦ:

Дата

Счета

Сумма, руб.

Описание операции

Первичные документы

Дт

Кт

1 500

Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И. на приобретение автомобильного масла

Заявление Иванова И. И., РКО № 253 от 21.09.2019

1 500

Получено на склад масло автомобильное «МОБИЛ» от Иванова И. И.

Авансовый отчет, товарный чек, кассовый чек на 1 500 руб.

Пример 2

Проводки с подотчетными лицами, направленными командировку.

Дата

Счета

Сумма, руб.

Описание операции

Первичные документы

Дт

Кт

3 000

Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И., направленному в командировку

Приказ о направлении в командировку, РКО № 243 от 12.09.2019

2 500

Отражены расходы на командировку Иванова И. И. (менеджера по продажам) в коммерческих расходах предприятия

Авансовый отчет (чек из гостиницы на 1 500 руб., суточные на 1 000 руб.), приказ об установлении суммы суточных расходов

Возврат Ивановым И. И. неиспользованных подотчетных средств в кассу

ПКО № 214 от 15.09.2019

См. также:

  • «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?»;
  • «Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать».

В настоящей статье приведены чаще всего встречающиеся проводки по учету расчетов с подотчетными лицами. Главным нормативным документом, регулирующим правила оформления выдачи и возврата подотчетных средств через кассу, является указание ЦБ РФ № 3210-У. При иных вариантах выдачи средств подотчетным лицам необходимо руководствоваться положениями закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, российскими бухгалтерскими стандартами, внутренними распорядительными документами предприятия.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *